Ratgeber
E-Rechnungen empfangen: Das gilt seit 2025
Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, ohne Ausnahme – auch für Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Der Einstieg ist einfach.
In fünf Schritten empfangsbereit
- Postfach festlegen. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Sinnvoll ist eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de, damit nichts untergeht.
- Kunden und Lieferanten informieren. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen.
- Lesen können. ZUGFeRD-Rechnungen öffnen Sie wie ein normales PDF. Für XRechnungen (reine XML-Dateien) brauchen Sie ein Anzeigeprogramm oder eine Buchhaltungssoftware mit Import.
- Prüfen. Kontrollieren Sie wie bisher die Pflichtangaben. Massgeblich ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Datenteil, nicht das Bild.
- Archivieren. Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
Häufiger Fehler: Nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung abzulegen und die eingebettete XML-Datei zu verlieren. Bewahren Sie immer die Originaldatei auf.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?
Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung seit 2025 der Normalfall. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig. Umgekehrt dürfen Sie in der Übergangszeit ein normales PDF ablehnen, denn dafür braucht der Absender Ihre Zustimmung.
Prüfen, ab wann Sie auch ausstellen müssen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (abgerufen November 2026)